Surat kuasa yang dibuat di luar negeri untuk persidangan di pengadilan memiliki persyaratan khusus selain tentunya didaftarkan pada pengadilan setempat, seperti halnya terdapat persyaratan untuk legalisasi pada kedutaan, pemateraian kantor pos, dan lain sebagainya, yang akan dibahas pada tulisan ini.
Ketentuan legalisasi surat kuasa diatur dalam Peraturan Menteri Luar Negeri No. 09/A/KP/XII/2006/01 (“Permenlu No. 09”), selanjutnya dijelaskan pengertian legalisasi berdasarkan Lampiran Permenlu No.09 pada poin 68, dijelaskan bahwa legalisasi artinya pengesahan terhadap dokumen dan hanya dilakukan terhadap tanda tangan dan tidak mencakup kebenaran isi dokumen. Setiap dokumen Indonesia yang akan di pergunakan di negara lain atau dokumen asing, yang akan di pergunakan di indonesia perlu di legalisasi oleh instansi yang berwenang.
Dalam lampiran Permenlu No. 09 pada poin 70 juga ditegaskan bahwa dokumen-dokumen asing yang diterbitkan di luar negeri dan ingin dipergunakan di wilayah Indonesia, harus pula melalui prosedur yang sama, yaitu dilegalisasi oleh Kementerian Kehakiman dan/atau kementerian Luar Negeri negara dimaksud dan Perwakilan Republik Indonesia di negara setempat. Demikian pula terhadap dokumen-dokumen seperti surat kuasa perjanjian dan pernyataan yang diterbitkan (dan ditandatangani) di luar negeri yang hendak dipergunakan di wilayah Indonesia harus dilegalisasi terlebih dahulu.
Terkait legalisasi KBRI atas surat kuasa yang dibuat di luar negeri juga pernah diputuskan oleh Mahkamah Agung dalam Putusan Mahkamah Agung R.I. tanggal 18 September 1986 Nomor: 3038 K/Pdt/1981 yang menyatakan antara lain bahwa:
“keabsahan surat kuasa yang dibuat di luar negeri selain harus memenuhi persyaratan formil juga harus dilegalisir lebih dahulu oleh KBRI setempat.”
Putusan MA tersebut juga dijadikan landasan bagi Pengadilan Tinggi Agama Surabaya ketika memutus suatu perkara. Dalam pertimbangan Putusan Pengadilan Tinggi Agama Surabaya No. 60/Pdt.G/2008/PTA.Sby. Pengadilan Tinggi Agama Surabaya antara lain menyatakan:
“untuk keabsahan surat kuasa yang dibuat di luar negeri ditambah lagi persyararatannya, yakni legalisasi pihak KBRI. Tidak menjadi soal apakah surat kuasa tersebut berbentuk di bawah tangan atau Otentik, mesti harus di Legalisasi KBRI. Syarat ini bertujuan untuk memberi kepastian hukum Pengadilan tentang kebenaran pembuatan surat kuasa di negara yang bersangkutan. Dengan adanya legalisasi tidak ada lagi keraguan atas pemberian kuasa kepada kuasa”.
Selain itu, juga perlu dilakukan pembubuhan materai pada dokumen asing yang digunakan di Indonesia sebagaimana merujuk pada pasal 8 ayat (1) huruf e Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2020 tentang Bea Materai (“UU Bea Materai”) yang berbunyi:
Bea Materai terutang pada saat:
Dokumen digunakan di Indonesia, untuk Dokumen sebagaimana di maksud dalam Pasal 3 ayat (2) yang dibuat di luar negeri.
Yang dimaksud dengan “saat digunakan di Indonesia” adalah saat dokumen dimaksud dimanfaatkan atau difungsikan sebagai pelengkap atau penyerta untuk suatu urusan dalam yurikdiksi Indonesia. Contohnya, dokumen perjanjian utang piutang yang dibuat di luar negeri, digunakan di Indonesia pada saat dokumen tersebut dijadikan sebagai dasar untuk penagihan utang piutang, dasar untuk pencatatan atau pembukuan, atau lampiran dalam suatu laporan.
Begitu pula untuk Surat kuasa khusus yang dibuat diuar negeri, selain tunduk pada Pasal 123 ayat (1) HIR dan Surat Edaran Mahkamah Agung Nomor 1 Tahun 1971 junto Surat Edaran Mahkamah Agung Nomor 6 Tahun 1994, juga harus memenuhi syarat tambahan. Selanjutnya berdasarkan Surat Edaran Mahkamah Agung Nomor 7 Tahun 2012 Tentang Pemberlakuan Rumusan Hasil Rapat Pleno Kamar Mahkamah Agung Tahun 2012 sebagai Pedoman Pelaksanaan Tugas Bagi Pengadilan, telah menetukan bahwa Surat kuasa yang dibuat di Luar Negeri harus dilegalisasi oleh perwakilan RI yaitu Kedutaan atau Konsulat Jenderal di tempat surat kuasa tersebut di buat, dan juga selanjutnya dibubuhi pemateraian kemudian (naazegelen) di kantor Pos di Indonesia.
Persyaratan formil atas surat kuasa yang dibuat di luar negeri tersebut perlu menjadi perhatian bagi pihak-pihak terkait, khususnya advokat, karena dengan tidak terpenuhinya syarat tersebut sebagaimana diatur dalam SEMA No.7 Tahun 2012 maka hakim berwenang untuk menjatuhkan putusan berupa “Gugatan Tidak Dapat Diterima” (N.O/Niet Ontvankelijk Verklaard).
author: Husodo & Partners
HUSODO & PARTNERS 